PENYUSUNAN PERSONALIA

Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan SDM dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.
Penyusunan Personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan menyusun personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi. Hal ini ditempatkan juga pada fungsi pengarahan, tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian menyiapkan “kendaraan”-nya dan menyusun personalia untuk mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada.
Staffing menunjukkan kegiatan manajemen yang menyangkut masalah :
v Memperoleh tenaga kerja
v Menempatkan karyawan
v Melatih dan mengembangakan anggota organisasi
Secara ringkas staffing menyangkut aspek personalia dalam organisasi.

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, antara lain lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal, yaitu semua faktor didalam organisasi. Proses penyusunan personalia terdiri atas :
v Perencanaan sumber daya manusia
v Penarikan tenaga kerja
v Seleksi/Pemilihan tenaga kerja
v Pengenalan dan Orientasi
v Latihan dan pengembangan
v Penilaian pelaksanaan kerja
v Pemberian balasan jasa dan penghargaan
v Perencanaan dan pengembangan karier

Staffing process dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dan pada waktu yang tepat.

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang yang dibutuhkan :

1. Penentuan kebutuhan jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
v Penentuan tujuan dan rencana organisasi.
v Penentuan spesifikasi jabatan (job specification) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.
v Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang.
v Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan.

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan ( job description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.

2. Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.
Ada tiga sumber penawaran intern, yaitu :

v Penataran (upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan.
v Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.
v Pengangkatan (promoting) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.

PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi statu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melaui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah prosedur seleksi yang dapat digunakan, yaitu :
v Wawancara pendahuluan
v Pengumpulan data-data pribadi (biografi)
v Pengujian (testing)
v Wawancara yang lebih mendalam
v Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
v Pemeriksaan kesehatan
v Keputusan pribadi
v Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi adalah tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Beberapa faktor tersebut adalah :
v Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.
v Bakat dan minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas (kemampuan) seseorang.
v Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs), untuk meramalkan tanggung jawab dan wewenang seseorang.
v Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.
v Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.
v Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

Orientasi Karyawan Baru
Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.


LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan/atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

Metoda-metoda latihan dan Pengembangan
Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode “on the job” dan off the job”. Metoda-metoda “on the job” yang biasa digunakan antara lain yaitu:
v Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
v Planned progression yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
v Rotasi jabatan yaitu pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda-beda.
v Penugasan sementara dimana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu tertentu.
v Sistem-sistem penilaian prestasi formal

Pengembangan “off the job” dilakukan dengan :
v Program pengembangan eksekutif dimana para manager berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajar lainnya.
v Latihan laboratorium dimana seseorang belajar lebih sensitif terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
v Pengembangan organisasi menekankan pada perubahan, pertumbuhan dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.


PEMBERIAN KOMPENSASI PADA KARYAWAN

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.

Penentuan Kompensasi
Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor, antara lain :
v Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan.
v Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak terlepas dari produktivitas karyawan.
v Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dari para pesaing.

Bentuk-bentuk Pembayaran
Banyak karyawan dibayar (dalam kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja. Di lain pihak, banyak juga yang dibayar berdasar jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut upah harian. Para karyawan lain dibayar dengan bentuk gaji tetap tiap minggu, bulan, atau tahun. Disamping itu, bentuk upah insentif banyak diberikan kepada karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak perusahaan juga mempunyai rencana pembagian laba dimana karyawan menerima sejumlah presentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan
Bidang manajemen yang semakin penting adalah pemeliharaan kesehatan dan keamanan karyawan. Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi. Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan.